L’obbligo di fatturazione elettronica è entrato pienamente in vigore il 1 gennaio scorso e ancora esiste confusione sul documento, il suo formato, come riceverlo e inviarlo e anche come registrarsi per ottenerlo.
Andiamo ora a vedere tutti i passaggi necessari per prepararsi e mettersi in regola con la nuova normativa onde evitare problemi fiscali.
Fattura elettronica, cos’è e come emetterla.
La fattura elettronica è un documento digitale creato in formato XML gestito interamente da sistemi informatici e la cui autenticità è garantita dalla firma elettronica dell’emittente e dall’invio tramite il Sistema di Interscambio, creato appositamente per questo scopo dall’Agenzia delle Entrate, che controlla la veridicità della fattura. Molte aziende si sono affidate a software di terze parti a pagamento per gestire emissione e ricezione delle fatture elettroniche e soprattutto per la parte dell’archiviazione. Questo però non è obbligatorio poiché tutto il procedimento può essere fatto 
gratuitamente tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate. In ogni caso la fattura elettronica sarà inviata tramite il Sistema di Interscambio e recapitata solamente nel caso in cui tutti i controlli di integrità vengano superati. Obbligando tutti all’uso del SDI, l’Agenzia delle Entrate ha a disposizione tutti i dati delle transazioni sia tra commerciali e imprese che tra clienti e imprese. Per prima cosa bisognerà registrarsi sul sito dell’Agenzia delle Entrate. I dati richiesti per finalizzare la registrazione sono: codice fiscale, l’ultima dichiarazione dei redditi, i dati del soggetto fiscale che presenta la dichiarazione e il proprio reddito complessivo.
La registrazione serve ad ottenere un PIN personale con il quale accedere all’area personale. Le prime 4 cifre vi verranno mostrate subito mentre, per un ulteriore livello di sicurezza, le ultime due vi verranno inviate tramite posta nel giro di due settimane. Chi già possiede una Carta Nazionale dei Servizi può accedere ad una registrazione semplificata che consegna immediatamente l’intero PIN. L’ultima alternativa è quella di accedere al portale con la l’identità unica digitale SPID. Completata la registrazione si potrà usufruire di tutti i servizi del portale incluso il software per la fatturazione elettronica. Le informazioni che non devono mai mancare in una fattura elettronica sono: i dati personali di entrambe le parti tra cui ragione sociale, partita IVA e indirizzo legale, data, importo, causale e, nel caso di fatture per opere pubbliche, i dati del contratto.
Una volta completata la forma per la fattura tramite il sito, verrà controllata in automatico, e, se corretta, sarà possibile scaricarla sul proprio PC per inserire la firma digitale. Dopo aver completato anche quest’ultimo passaggio, potrete tornare sul portale dell’Agenzia delle Entrate per inviarla.
Fatture elettroniche e rifornimenti carburante.
Uno dei settori dove la fattura elettronica porta più cambiamenti è quello delle flotte aziendali e i rifornimenti carburante legati ad esse. Tutti i rifornimenti carburante infatti saranno soggetti all’obbligo di fatturazione elettronica e di pagamento tramite mezzi tracciabili.
Uno dei possibili metodi per facilitare la fatturazione elettronica è quello di affidarsi ad una carta prepagata per la gestione delle spese relative al carburante. La soluzione migliore presente sul mercato al momento è la carta Soldo, unica carta universale che consente di rifornirsi in ogni distributore sul territorio italiano. La carta consente di riconciliare e rendicontare le fatture elettroniche in modo molto più veloce collegando ciascuna transazione alla propria fattura in automatico e fornendo un estratto conto mensile di facile consultazione. Il software Soldo può anche creare in automatico un documento fiscale unico valido ai fini delle detrazioni IVA. Essendo una carta prepagata, diventa molto facile anche gestire le spese con la possibilità di limitare o aumentare la capacità di acquisto di ciascuna carta nel giro di pochi click tramite l’applicazione per smartphone dedicata.
