L’improvviso boom dello smart working, come soluzione obbligata più che per scelta strategica del mondo produttivo, ha rappresentato uno dei leit-motiv del lockdown dei mesi primaverili.
Per molti, tuttavia, il lavoro da remoto si è repentinamente trasformato nella nuova normalità, senza dover pagare lo scotto di problemi di comunicazione con i colleghi, difficoltà a reperire le risorse necessarie e cali della produttività.
Il segreto? Conoscere e sfruttare a pieno i numerosi servizi digitali che, con pochi click, permettono di sopperire alle distanze fisiche e alla necessità di utilizzo dei vari strumenti presenti in ufficio.
In questo articolo, trovi una rassegna di tool convenienti, pratici nell’utilizzo e perfetti per rispondere ad un ampio ventaglio di esigenze: per saperne di più, prosegui nella lettura.
Videochiamare in modo semplice, veloce e gratuito: Zoom
Un nome che tutti abbiamo imparato a conoscere in questi mesi e uno strumento rapidamente divenuto essenziale per centinaia di migliaia di team sparsi in tutto il mondo: Zoom è un applicativo online, disponibile anche in versione software per PC e Mac ed app per smartphone e tablet, pratico e intuitivo, grazie al quale è possibile organizzare meeting via webcam in pochi istanti.
Al contrario di altri strumenti, come ad esempio Skype, non occorrono passaggi quali impostazioni di liste di contatti: con pochi click, è possibile programmare data e orario di una videocall e ottenere un link da condividere con tutti i partecipanti per invitarli alla sessione di gruppo.
Zoom consente di effettuare gratuitamente chiamate con una durata limite di 40 minuti. Per i professionisti e le aziende che necessitano di una soluzione senza limiti, sono disponibili apposite formule Pro e Business per l’utilizzo del prodotto.
Condividere file di piccole e grandi dimensioni in tutta sicurezza: WeTransfer
L’esigenza di condividere file di grandi dimensioni può essere all’ordine del giorno per team che si occupano di attività legate alla grafica, al video making, alla realizzazione di progetti digitali e, in generale, all’elaborazione di documenti con un peso pari a molti Mb. La scelta di ricorrere all’invio di allegati per email, in questi casi, si rivela assai poco pratica.
Con WeTransfer, il problema può essere aggirato in modo semplice e veloce, senza mettere in alcun modo a rischio i propri file: basta connettersi al portale web del servizio, scegliere il file da trasferire ed effettuarne l’upload, per poi ricevere all’indirizzo di posta elettronica specificato un link per il download.
WeTransfer pone un limite massimo di 2 Gb per quanto riguarda le dimensioni dei file condivisibili e conserva i documenti caricati online per un periodo di 7 giorni (al termine del quale i link per il download diviene inattivo).
Accedere a quotidiani e riviste fresche di stampa in pochi click: Simul News
Per molti professionisti l’accesso diretto all’informazione nazionale e internazionale su carta stampata è parte integrante delle attività svolte con frequenza quotidiana, ma lontani dall’ufficio l’accesso alle tradizionali rassegne stampa e agli abbonamenti individuali alle versioni online delle testate diventa un compito dispersivo se non addirittura impossibile.
La soluzione più pratica per rispondere a questa esigenza è Simul News, di fatto un software per la rassegna stampa digitale che, attraverso un pratico sfogliatore online, dà accesso ad innumerevoli giornali, quotidiani, riviste e periodici dall’Italia e dal resto del mondo: l’applicativo offre la possibilità di stipulare abbonamenti scegliendo solo le testate di interesse, che diventano consultabili in tempo reale e nel pratico formato Pdf semplicemente collegandosi al portale ed effettuando il login.
A rendere particolare il servizio offerto da Simul News è l’integrazione di una lunga serie di strumenti che consentono, ad esempio, di ritagliare e salvare notizie e passaggi di interesse, di condividere articoli o specifici estratti con il proprio team, ma anche di impostare alert automatici per argomenti e termini chiave di interesse e ricorrere a tool specifici per l’analisi dei contenuti promossi da determinati profili social.
Organizzare le attività del team di lavoro con le bacheche digitali: Trello
Gestire i task dei singoli membri del team, coordinare le attività e monitorarne la progressione è uno degli aspetti più critici del lavoro da remoto, che, per ovvie ragioni, tende ad essere dispersivo.
Tra gli strumenti che contribuiscono a superare questa difficoltà c’è Trello, un applicativo online disponibile anche in versione mobile grazie al quale è possibile dar vita a vere e proprie “bacheche digitali”, vale a dire delle lavagne a cui tutti i membri della squadra possono accedere, per verificare le liste dei task già presi in carico o ancora da svolgere, aggiungere note, scaricare o effettuare l’upload di file (con un il limite pari a 10 Mb nella versione free) e, in generale, accedere ad un ampio ventaglio di strumenti che consentono al gruppo di lavoro di interfacciarsi esattamente come avviene in ufficio.
Oltre alla versione gratuita, anche per Trello è prevista la possibilità di accedere a pieni business che offrono tool evoluti, molteplici possibilità di personalizzazione e integrazioni con Slack, Twitter ed altri servizi online di varia natura.
